프로젝트 제안서(RFP, Request for Proposal)에서 가장 자주 비는 항목이 예산입니다. 금액을 먼저 밝히면 그 금액에 맞춰 견적이 올라온다는 우려 때문입니다. 더 저렴한 가격으로 할 수 있는데 견적이 높아서 손해를 볼 수 있다는 심리입니다. 실제로 그런 경우가 없지는 않습니다. 하지만 예산 금액을 비워두었을 때 생기는 손실이 더 큽니다.
예산이 없는 RFP를 받은 스튜디오는 범위를 추정해야 합니다. 로고 리뉴얼만 원하는지, 전략부터 다시 세우려는지, 사인물과 웹까지 필요한지를 문서만 보고 판단합니다. 그 판단이 세 곳에서 다르게 나오면 제안서 세 건의 과업 범위도 달라집니다. 제안서나 미팅을 보고 차이를 분간할 수가 없습니다.
견적서 세 건이 4천만 원, 1억 2천만 원, 2억 원으로 왔다고 가정해봅니다. 이때 가장 싼 곳이 가장 유리하다고 볼 수는 없습니다. 4천만 원짜리 제안은 로고와 기본 가이드라인만 담고 있고, 2억 원짜리 제안은 리서치와 공간 적용까지 포함하고 있을 수 있습니다.
담당자는 이 세 건을 비교하기 위해 각 스튜디오에 다시 연락해 범위를 맞춥니다. 그 과정에 2주가 더 걸리고, 조정된 범위로 재견적을 받으면 또 시간이 갑니다. 예산 한 줄을 비워둔 대가입니다.
예산을 적으면 반대가 됩니다. 세 스튜디오가 같은 금액 안에서 무엇을 하겠다고 답합니다. 그러면 세 제안서를 내용으로 비교할 수 있습니다. 어느 스튜디오가 그 예산으로 무엇을 우선했는지가 그대로 드러나고, 그 우선순위에서 스튜디오의 판단을 확인할 수 있습니다.
정확한 금액을 정하기 어렵다면 범위라도 적으시면 됩니다. 예산 범위 내에서 가능한 일과 불가능한 일을 포함해 과업 범위를 맞춰갈 수 있습니다. 업무 시작 직전인 계약 단계에서 예산 때문에 협업이 엎어지는 경우 다시 업체 검색부터 시작해야 한다면 프로젝트 완료 시점이 더 멀어집니다.
금액 하나만 적기보다 세 가지를 함께 적으시면 제안의 정확도가 올라갑니다.
총 예산의 범위입니다. 1억 원에서 1억 5천만 원처럼 상하한을 두시면 됩니다. 확정 금액이 아니어도 됩니다.
집행 시기입니다. 올해 안에 집행해야 하는지, 다음 회계연도로 넘어가는지에 따라 프로젝트 설계가 달라집니다.
우선순위입니다. 예산이 부족할 때 무엇을 먼저 포기할지를 적으면 스튜디오가 범위를 조정해 제안합니다. 웹사이트는 다음 해로 미룰 수 있다는 한 줄이 제안서의 구성을 바꿉니다.
아래 항목은 예산이 정리되지 않았을 때 나타나는 상태입니다. 세 가지 이상에 해당한다면 금액부터 확인할 시점입니다.
듀당스는 예산 범위를 먼저 확인한 뒤 그 안에서 과업을 설계합니다. 금액에 맞춰 범위를 조정하는 편이 범위를 정해놓고 금액을 맞추는 것보다 실무에 맞기 때문입니다. 예산 범위를 정하는 단계에 계시다면 RFP를 보내주세요.
글 듀당스(Duedance) · 편집 차영우
